Od samego początku prowadzenia kancelarii prawnej towarzyszyła mi myśl, jak najefektywniej zorganizować pracę zarówno sobie, jak i wszystkim osobom, które zdecydowały się na współpracę z ze mną. Myślę, że początkiem każdego dużego i małego sukcesu jest dobry „warsztat” pracy, wykorzystujący maksymalnie dostępne rozwiązania informatyczne. Zakładałem, że musi to być prosty, intuicyjny program, który nie tylko będzie mierzył czas pracy, ale pozwoli mi na ocenę efektywności pracy poszczególnych osób, dochodowość danych projektów czy powiąże planowanie i organizowanie zadań z ich późniejszym rozliczeniem. Z taką myślą zacząłem poszukiwania i testy…

No i oczywiście okazało się, ze dostępne na rynku programy są bądź abstrakcyjnie drogie, bądź niezmiernie skomplikowane (nawet paraliżujące wykonywanie pracy), czy wręcz kompletnie oderwane od rzeczywistości prowadzenia kancelarii prawnej. W tym stanie rzeczy naturalną drogą stało się dla mnie stworzenie własnego programu, opartego na wcześniej wskazanych założeniach. Tym sposobem trafiłem na firmę Empresoft, która akurat w tym czasie tworzyła aplikację do rejestracji czasu pracy: www.worktime.pl. Po długich i szczegółowych konsultacjach, podjęta została decyzja o stworzeniu całkowicie od nowa specjalnej wersji programu przystosowanego i spełniającego potrzeby kancelarii prawnych. Nasza kancelaria służyła informacjami w zakresie know-how prowadzenia kancelarii oraz testowała tworzone rozwiązania na wszystkich etapach powstawania aplikacji.

Z perspektywy dwóch lat współpracy mogę z całą świadomością napisać, że trud włożony we współtworzenie programu WorkTime dał realnie zwiększenie przychodów mojej kancelarii na poziomie między 10 a 20 procent. Ta praca uświadomiła, mi parę (być może oczywistych), ale często pomijanych aspektów organizacji pracy:

• Czynności - prace wykonywane przez każdą osobę muszą być rejestrowane na bieżąco. Późniejsze, np. pod koniec dnia, uzupełnianie godzin pracy jest mniej miarodajne i mniej efektywne; WorkTime daje możliwość zapisywania prac z każdego urządzenia podłączonego do sieci, a gdy jestem w pociągu do Warszawy – pracuję w trybie offline; do tego program umożliwia łatwe i czytelne przełączanie się pomiędzy różnymi, wykonywanymi w tym samym czasie pracami;
• Mierzenie czasu i kosztów pracy przy projektach i klientach ryczałtowych, wbrew przekazywanym mi często opiniom, jest równie, jak nie bardziej istotne. Po co rozpoczynać i wkładać wysiłek w projekty, w których czas zaangażowania powoduje ich kompletną nierentowność? Moim zdaniem lepiej ten czas przeznaczyć na inne rzeczy. Swoją drogą zdarza mi się przekonywać Klientów do zwiększenia należnego wynagrodzenia, na podstawie przekazanej im oceny kosztów i czasochłonności sprawy. WorkTime umożliwia wszechstronną analizę tych parametrów, z uwzględnieniem kosztów zatrudnienia każdej osoby pracującej nad projektem.
• WorkTime pozwala mi – w dowolnym czasie i za dowolny okres - na weryfikację zarówno kosztów, jak i przychodów danej pracy czy klienta czy też sprawy. Mogę nawet podzielić czas i koszty na poszczególnych pracowników, a rejestrując czas można go policzyć zarówno po stronie kosztu przeliczając koszty płac na godziny, jak i po stronie przychodu do zafakturowania na poszczególnych klientów.
• Z WorkTime nie tracisz czasu na odrębne zapisywanie terminów i zadań. Wpisane do programu zadanie ma określony priorytet, termin i czasookres wykonania - następnie może być (bez konieczności osobistego kontaktu) delegowane do wykonania przez określoną osobę, która nie musi już tracić czasu na ponowną edycję, zapisywanie. Wystarczy, że kliknie ”play” - ikonę startu pracy nad przekazaną sprawą.
• Po pierwszym miesiącu używania, na podstawie danych z programu, widać obciążenie i efektywność poszczególnych pracowników i innych osób zaangażowanych w pracę, co jest dla mnie kluczem do rozwoju każdej firmy.
• Last but not least – Empresoft gwarantuje, że wszystkie dane w WorkTime są szyfrowane i odpowiednio zabezpieczane, szyfrowane są również wszystkie połączenia pomiędzy urządzeniami, na których pracują użytkownicy a serwerem.

Marcin Miśkowicz, radca prawny

Miśkowicz Pach i Partnerzy

Kancelaria Radców Prawnych